Contabilidad para psicólogos: Conceptos básicos y claves para dominar tu gestión como autónomo
De la terapia a los balances: Guía esencial de contabilidad para tu consulta de psicología.
Si eres psicólogo clínico o sanitario independiente en España, tu foco principal está, lógicamente, en el bienestar de tus pacientes. Sin embargo, para que tu consulta sea sostenible y próspera, es esencial que dediques una parte de tu atención a la salud financiera de tu negocio. Y aquí es donde entra en juego la contabilidad para psicólogos autónomos.
La contabilidad y la fiscalidad suelen generar dudas e incluso temor entre los profesionales de la salud. Creer que es una tarea compleja reservada solo para gestores es un error que puede costar caro. Conocer los conceptos básicos de contabilidad te empodera, te ayuda a tomar mejores decisiones financieras y, fundamentalmente, te permite pagar solo los impuestos que te corresponden legalmente.
En Sanitane, nuestro software facturación y contabilidad para psicólogos, sabemos que la claridad es poder. Por ello, hemos preparado esta guía para desmitificar la contabilidad, presentándote los pilares que debes dominar para llevar tu consulta con rigor, eficiencia y total tranquilidad.
1. El marco fiscal básico del psicólogo autónomo
Antes de adentrarnos en los libros contables, es vital entender los dos impuestos que rigen tu actividad y su particularidad en el sector sanitario.
Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
Esta es la primera gran diferenciación fiscal del sector:
- Servicios de asistencia sanitaria exentos: Según el artículo 20 de la Ley del IVA, la mayoría de los servicios de asistencia sanitaria, incluidos los de psicología clínica y sanitaria, están exentos de IVA. Esto significa que no debes incluir IVA en tus facturas a pacientes.
- Implicación contable: Al estar exento de IVA, en principio, no puedes deducir el IVA que pagas en tus gastos (IVA soportado) ante Hacienda. Por ejemplo, si compras un ordenador, ese IVA forma parte del coste deducible en IRPF, pero no se recupera vía IVA.
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
El IRPF es el impuesto que grava tus beneficios o rendimientos netos de actividad económica. Es el impuesto más relevante en la contabilidad para psicólogos.
- Tributación por Estimación Directa: Como autónomo, tributas en IRPF a través de la estimación directa (generalmente, la simplificada). Esto implica que tus impuestos se calculan sobre la diferencia entre tus ingresos y tus gastos deducibles.
- Pagos fraccionados (Modelo 130): Si más del 70% de tus ingresos proceden de particulares (sin retención de IRPF), tienes la obligación de adelantar a Hacienda un 20% de tus beneficios netos cada trimestre mediante el Modelo 130.
- Retenciones (Modelo 111): Si emites facturas a otras empresas o profesionales (ej. clínica, mutua), debes aplicar una retención de IRPF (generalmente 15% o 7% si eres nuevo autónomo). Esas retenciones son un adelanto de tus impuestos.
2. Los libros de registro obligatorios para el psicólogo
Para justificar tus ingresos, tus gastos y calcular correctamente tu IRPF, la Agencia Tributaria (AEAT) exige que lleves al día una serie de libros registro obligatorios para psicólogos que tributan en Estimación Directa Simplificada.
A. Libro registro de ingresos
Este es el registro cronológico de todas las facturas de ingresos que emites. Debe incluir:
- Número de factura (correlativo e inalterable).
- Fecha de emisión.
- Datos del cliente (Nombre, NIF/CIF).
- Concepto del servicio (ej. “Sesión de Psicología Sanitaria”).
- Importe total.
B. Libro registro de gastos
Aquí se anotan todas las facturas de compras y servicios que utilizas para tu actividad y que son fiscalmente deducibles. Es la clave para optimizar tu contabilidad consulta psicología.
- Requisito esencial: Solo se admiten facturas completas, no tiques simplificados, con tus datos (NIF/CIF) y que justifiquen el gasto como necesario para tu profesión.
- Ejemplos: Alquiler del local, cuota de autónomo, seguros profesionales, materiales, honorarios de la gestoría, suscripción a un programa contabilidad psicólogos como Sanitane.
C. Libro registro de bienes de inversión
Se registran aquellos bienes duraderos que se utilizan en la consulta y que tienen una vida útil superior a un año (ej. ordenador, mobiliario de despacho, equipamiento específico).
- Concepto clave: Amortización: El coste de estos bienes no se deduce en un único año, sino que se reparte o amortiza a lo largo de varios años, según las tablas oficiales de la AEAT.
D. Libro registro de provisiones de fondos y suplidos
Menos común, pero necesario si manejas dinero de clientes para pagar en su nombre o si provisionas fondos para gastos futuros.
Clave de la eficiencia: Un software de gestión para psicólogos automatiza la creación de estos libros a partir de las facturas que emites y los gastos que registras, eliminando el riesgo de errores manuales y asegurando la correlatividad numérica.
3. El ciclo contable: Del ingreso a la liquidación
Entender el flujo de tus obligaciones fiscales te permite anticiparte y evitar sorpresas.
Paso 1: Facturación y registro diario
- Emisión de la factura (con o sin retención).
- Registro inmediato del ingreso en el Libro Registro de Ingresos.
- Registro de cada factura de gasto en el Libro Registro de Gastos.
Paso 2: Liquidación trimestral (Modelos 130 y 111)
Cada tres meses (abril, julio, octubre y enero) debes liquidar:
- Modelo 130 (Pagos Fraccionados IRPF): Presentación obligatoria si no aplicas retención en más del 70% de tus ingresos. Es el adelanto del IRPF.
- Modelo 111 (Retenciones e Ingresos a Cuenta): Si has pagado nóminas o has facturado a otros autónomos/empresas (por ejemplo, a tu gestor), debes presentar este modelo para declarar y liquidar las retenciones de IRPF que has aplicado en tu contabilidad.
Paso 3: Declaración Anual (IRPF – Modelo 100)
En la Campaña de la Renta, se cierran las cuentas. La contabilidad del año completo se traslada al Modelo 100, donde se calculan tus rendimientos netos reales (Ingresos – Gastos) y se resta todo lo que ya has adelantado (pagos fraccionados del Mod. 130 y retenciones). El resultado puede ser a pagar o a devolver.
4. El concepto de rendimiento neto y la deducción del 7%
El rendimiento neto es el corazón de tu contabilidad y fiscalidad. Es la cifra sobre la que realmente pagas IRPF.
Rendimiento Neto = Ingresos – Gastos Deducibles
La deducción de gastos de difícil justificación (7%)
Para los psicólogos autónomos que tributan en Estimación Directa Simplificada (EDS), existe una ventaja fiscal muy importante:
- Deducción del 7%: Una vez calculados tus rendimientos netos (gastos reales ya restados), Hacienda permite aplicar una reducción adicional del 7% sobre esa cifra, con un límite, en concepto de “gastos de difícil justificación”.
- Maximización del ahorro: Esta deducción se suma a la de tus gastos reales. Es crucial que tu gestor o tu programa contabilidad psicólogos apliquen correctamente esta reducción, ya que reduce directamente la base imponible del IRPF.
5. La tecnología como aliada: Simplificar contabilidad consulta psicología
Llevar la contabilidad para psicólogos de forma manual o con hojas de cálculo es una fuente constante de errores, estrés y pérdida de tiempo. La tecnología es tu mejor aliada para la eficiencia.
Un software de gestión para psicólogos sanitarios no solo te ayuda con la agenda y el historial clínico, sino que automatiza gran parte de tus tareas contables:
- Emisión y registro automático: Genera facturas con la numeración correcta, el tipo de IRPF o IVA adecuado (exento) y las registra automáticamente en el libro de ingresos.
- Gestión de gastos: Permite subir tus facturas de gastos (ej. alquiler, publicidad) y categorizarlas para que los informes trimestrales estén listos.
- Informes para la gestoría: Genera informes trimestrales claros y detallados de ingresos, gastos y retenciones, listos para enviar a tu asesor o para rellenar los Modelos 130 y 111.
- Seguridad: Mantiene todos tus documentos contables organizados y seguros, cumpliendo con la obligación de conservación legal de la documentación.
Conclusión: Del miedo al control financiero
Dominar los conceptos básicos de contabilidad para psicólogos autónomos es el paso definitivo para profesionalizar tu consulta. Entender la exención del IVA, la necesidad del IRPF y la obligación de los libros de registro te permite tomar decisiones informadas sobre precios, inversiones y gastos.
No tienes que ser un experto en fiscalidad, pero sí debes ser el director de tu negocio. Al utilizar herramientas diseñadas específicamente para profesionales de la salud, como Sanitane, no solo simplificas la contabilidad consulta psicología, sino que aseguras la precisión de tus datos, minimizas los riesgos fiscales y liberas tiempo mental para centrarte en tus pacientes.
Te invitamos a probar Sanitane y experimentar la tranquilidad de tener una contabilidad impecable y automatizada, esencial para el éxito a largo plazo de tu práctica profesional.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué diferencia hay entre un gasto deducible y un gasto no deducible?
Un gasto deducible es aquel que está directamente relacionado con tu actividad económica, es necesario para obtener ingresos (ej. material de oficina, alquiler) y está justificado con una factura completa. Un gasto no deducible es aquel que no puedes demostrar que está relacionado con tu actividad (ej. comida personal, ropa de calle) o que solo está justificado con un tique simplificado.
¿Tengo que hacer retención de IRPF si facturo a otro psicólogo autónomo?
Sí. Si facturas a otro psicólogo que también es autónomo o a una sociedad profesional, debes aplicar la retención de IRPF (generalmente el 15%). El único caso en el que no aplicas retención es cuando facturas a un particular (el paciente final).
Si trabajo desde casa, ¿puedo deducir el alquiler de mi vivienda?
Sí, pero con límites. Debes afectar una parte de tu vivienda a la actividad económica (Modelo 037/036). Solo puedes deducir el porcentaje de la vivienda destinado a la actividad (ej. si usas el 10% de la vivienda, deduces el 10% del alquiler). Además, en suministros (luz, agua), la deducción es solo el 30% de ese porcentaje afecto.
¿Qué pasa si no llevo los libros de registro o los llevo incompletos?
El incumplimiento de la obligación de llevar los libros registro o presentarlos de forma incorrecta o incompleta es sancionable por la Agencia Tributaria. Las sanciones pueden ir desde multas económicas hasta la anulación de las deducciones que hayas aplicado, obligándote a pagar más IRPF. El orden y la precisión son, por tanto, obligaciones legales.
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