Entiende Verifactu en 5 pasos: Guía esencial sobre cómo te afecta la nueva Ley Antifraude como psicólogo autónomo
En el dinámico entorno fiscal y legal español, la digitalización avanza a pasos agigantados. Si eres psicólogo clínico o sanitario independiente, ya estás familiarizado con conceptos como el IRPF, el IVA exento y el Registro Sanitario. Ahora, una nueva obligación tecnológica está a punto de transformar la forma en que emites tus facturas: el sistema Verifactu.
El sistema Verifactu, impulsado por la Ley Antifraude de 2021, tiene como objetivo asegurar la trazabilidad y la integridad de los registros de facturación de las empresas y autónomos, luchando contra el software de doble contabilidad. Aunque pueda sonar complejo, la buena noticia es que, en la práctica, tu software de facturación y contabilidad será el encargado de hacer el trabajo pesado.
En Sanitane, nuestro software de gestión para profesionales de la salud, la adaptabilidad a la normativa es nuestra prioridad. Entendemos tu preocupación por saber cómo afecta Verifactu a psicólogos autónomos. Por eso, hemos condensado la información crucial en 5 pasos esenciales para que entiendas esta nueva realidad fiscal y te prepares con antelación.
¿Qué vas a aprender sobre Verifactu?
1. ¿Qué es Verifactu y cuál es su objetivo?
Verifactu es el nombre comercial dado al conjunto de requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir los sistemas de facturación (el software) de todas las empresas y autónomos en España. La clave de este sistema es la “factura verificable”.
El concepto de factura verificable
La factura, en el entorno Verifactu, debe ser:
- Inalterable: Los registros de las operaciones no pueden ser borrados o modificados una vez emitidos.
- Trazable: Cada factura generada debe llevar una “huella” o un código de seguimiento que garantice su origen y su integridad.
- Verificable: El sistema debe permitir a la Agencia Tributaria (AEAT) verificar la autenticidad de la factura, bien sea en tiempo real o casi real.
El objetivo principal es combatir el software que permite ocultar parte de las ventas (el conocido como software de doble uso), garantizando que todos los ingresos de la consulta queden registrados y declarados.
2. ¿Cómo afecta Verifactu a tu consulta de psicología?
Como psicólogo autónomo que emite facturas a pacientes particulares (la mayoría exentas de IVA), tu actividad está sujeta a esta ley.
Obligación de un software homologado
La Ley establece que todos los autónomos que utilicen software de facturación para llevar su contabilidad deberán usar un software verifactu para psicólogos que cumpla con los requisitos técnicos.
- El cambio: Si actualmente utilizas hojas de cálculo (Excel) o software que no se actualice a la nueva normativa, deberás migrar a un sistema de facturación Verifactu para profesionales de la salud homologado.
- El tipo de factura: La mayoría de tus facturas serán exentas de IVA. Verifactu debe estar adaptado para manejar correctamente esta exención, garantizando que el tratamiento fiscal sea el correcto desde la emisión.
El informe de la Agencia Tributaria
El punto central de la trazabilidad es la obligación del software de generar un registro de alta seguridad y, en algunos casos, enviar este registro a Hacienda de forma inmediata a través de la opción voluntaria de “emisión y envío de la factura verificable”.
- El código QR: El sistema Verifactu homologado deberá incorporar un Código QR en cada factura. Este código permitirá al destinatario (tu paciente) verificar que la factura ha sido registrada correctamente por Hacienda.
3. Entiende Verifactu en 5 pasos clave
Para el psicólogo independiente, el proceso se reduce a cinco puntos de control:
Paso 1: La elección del software homologado
Antes de la entrada en vigor, debes asegurarte de que el programa que utilizas para tu gestión y facturación (como Sanitane) está certificado y adaptado a la normativa Verifactu.
Paso 2: El registro inalterable de cada ingreso
Cada vez que cobras una sesión o un paquete de sesiones y emites la factura correspondiente, el software debe crear un registro informático único, cifrado y protegido. Este registro garantiza que ese ingreso no puede ser eliminado ni modificado posteriormente.
Paso 3: La firma y el Código QR
El sistema aplica una “firma” digital única al registro y genera el Código QR que contiene la información clave de la factura. Este código debe aparecer de forma legible en la factura que entregas a tu paciente o cliente.
Paso 4: La comunicación con Hacienda (Opción Voluntaria)
Verifactu ofrece una opción que permite al software enviar una copia del registro de la factura a Hacienda inmediatamente (o casi). Esto es voluntario para el autónomo, pero si te acoges a ello, te facilita futuras gestiones. Si tu sistema (como el de Sanitane) te ofrece la opción de software verifactu para psicólogos, es recomendable considerarla para simplificar la transparencia fiscal.
Paso 5: El rol del paciente
Tu paciente (el destinatario de la factura) podrá escanear el Código QR con una aplicación de la AEAT para comprobar que la factura existe en el sistema de Hacienda. Esto dota de transparencia y seguridad a toda la cadena.
4. El plazo de aplicación y las sanciones
El sistema Verifactu fue establecido por la Ley Antifraude, pero el Reglamento que detalla los requisitos técnicos ha llevado tiempo en su desarrollo.
Plazo de aplicación obligatorio
Aunque la fecha exacta está sujeta a la publicación de la Orden Ministerial definitiva por la AEAT, la entrada en vigor se estima que será a mediados del año 2025 (es crucial estar atento a las comunicaciones oficiales de Hacienda y de tu proveedor de software).
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la normativa es grave y conlleva multas significativas.
- Por no usar software Verifactu: Multas de hasta 50.000 € para el usuario del sistema (es decir, para ti como psicólogo).
- Por fabricar o vender software no certificado: Multas de hasta 150.000 € para el desarrollador del programa.
Conclusión práctica: Es fundamental que tu proceso de adaptar programa facturación a Verifactu se complete antes de la fecha límite para evitar riesgos innecesarios.
5. Preparando tu consulta para la era Verifactu
La transición a Verifactu es una excelente oportunidad para modernizar tu gestión contable.
1. Revisa tu software actual
Si utilizas un programa de gestión, consulta con el proveedor si está en proceso de certificación. Si utilizas Excel, es el momento de buscar un software homologado para psicólogos autónomos que cumpla con la normativa.
2. Digitaliza y automatiza
La obligación verifactu psicólogos autónomos refuerza la necesidad de la digitalización. Un software de gestión integral te permite:
- Separar contabilidad de clínica: Emitir facturas correctas que van directamente a tus libros de registro, mientras los historiales clínicos se mantienen separados y protegidos (RGPD).
- Simplificar para la gestoría: La información de ingresos y egresos estará ordenada y lista para la liquidación trimestral (Modelos 130/111), minimizando errores.
3. Asesoramiento profesional
Consulta con tu gestor sobre el mejor momento para implementar el sistema y si te conviene acogerte a la opción voluntaria de envío telemático inmediato de facturas.
Conclusión: La tecnología como garantía de transparencia
El sistema Verifactu representa el futuro de la gestión fiscal: transparencia total y lucha contra el fraude. Para el psicólogo clínico independiente, esto se traduce en una obligación: utilizar herramientas digitales homologadas.
Lejos de ser una complicación, esta transición te ofrece una oportunidad para blindar tu contabilidad, asegurando que cada euro que ingresa tu consulta está registrado de forma inalterable y legalmente justificado. Al integrar un software verifactu para psicólogos como Sanitane, garantizas el cumplimiento sin añadir complejidad a tu trabajo diario.
Te invitamos a contactarnos para saber más sobre nuestra adaptación al sistema Verifactu y cómo podemos ayudarte a mantener tu práctica en la vanguardia legal y tecnológica, para que puedas centrarte en la terapia con total tranquilidad.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Debo tener Verifactu si solo emito facturas a particulares exentas de IVA?
Sí. La obligación de usar un sistema de facturación certificado aplica a todos los autónomos y empresas que emiten facturas, independientemente de si están sujetas o exentas de IVA. La exención no te libra de cumplir con los requisitos de trazabilidad e inalterabilidad de la Ley Antifraude.
¿Cuándo entra en vigor la obligación de Verifactu?
La fecha de entrada en vigor depende de la publicación definitiva del reglamento por parte de la Agencia Tributaria. Aunque se esperaba antes, la previsión apunta a que la obligación será efectiva a mediados del año 2025. Es crucial seguir las comunicaciones de la AEAT y de tu software proveedor.
Si utilizo Excel o Word para hacer mis facturas, ¿tendré que cambiar?
Sí. El uso de herramientas manuales como Excel o Word no permite generar el registro cifrado e inalterable que exige Verifactu, ni el Código QR. Si utilizas estos métodos, deberás migrar a un software de facturación Verifactu homologado antes de la fecha límite de aplicación.
¿Verifactu es lo mismo que el Suministro Inmediato de Información (SII)?
No. El SII es un sistema de gestión del IVA en tiempo real obligatorio solo para grandes empresas (con facturación superior a 6 millones de euros). Verifactu aplica a todos los autónomos y pequeñas empresas. Si bien ambos buscan la digitalización, Verifactu se centra en la verificación de la integridad de la factura emitida en el origen.
Más información:
- Verifactu y la factura electrónica: La guía definitiva para psicólogos autónomos
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- Calendario fiscal de 2026 para psicólogos: Fechas que no puedes olvidar
Referencias:
